Deja mai bine de 40 de ani, iniţiativa Go Paperless (fără hârtie) este susţinută şi aplicată cu success la nivel internaţional. Cercetările efectuate în domeniu, au demonstrat că un birou fără hârtie este soluţia eficientă pentru a reuşi reducerea costurilor operaţionale cu peste 30 %, pentru a consuma cu 10 000 mai puţine foi anual per angajat şi pentru a obţine o creştere a eficienţei economice cu până la 90%, potrivit unui comunicat de presă.
Digitalizarea accelerată a economiei naţionale în ultimii ani, oferă o platformă eficientă şi sigură pentru a deveni paperless atât în sectorul public dar şi în cel privat. Instrumentul de bază a acestui proces a devenit semnătura electronică, cu ajutorul căreia putem beneficia simplu, sigur şi rapid de toate serviciile publice electronice disponibile. În acest sens, prin utilizarea semnăturii electronice avansat calificate CTS în afacere:
– puteţi semna contracte, acte, depune declaraţii fiscale şi rapoarte, cereri online, dar şi de a solicita acte la distanţă, în timpul şi spaţiul ales, în condiţii de maximă siguranţă şi cu costuri reduse;
– economisiţi timpul necesar pentru activităţi mai productive, inclusiv gestionaţi rapid procesul de aprobare a fluxului de documente;
– majoraţi profiturile din contul economiei de hârtie, toner, curierat etc.;
– susţineţi economia verde la nivel naţional protejând astfel mediul înconjurător;
– vă puteţi securiza documentele interne prin utilizarea mecanismelor de criptare avansată, iar identitatea dumneavoastră va fi imposibil de falsificat;
– fiecare din documentele semnate electronic beneficiază de garanţia autenticităţii, integrităţii şi non-repudierii în instanţă, inclusiv transmiterea şi arhivarea decumentelor în mod sigur şi eficient.
Desigur, nu veţi obţine un business paperless peste noapte. Dacă întradevăr doriţi să reduceţi considerabil volumul de hârtie consumat în afacere şi să optaţi pentru utilizarea serviciilor electronice atunci se cere mai multă implicare şi un plan de acţiuni bine definit.
De fapt, acest proces este o tranziţie complexă, dar necesară businessului autohton, şi care, cu certitudine, va consolida procesele interne din cadrul întreprinderilor, va reduce erorile care de cele mai multe ori implică costuri adiţionale şi va maximiza eficienţa.
De menționat că, primul pas de a reduce consumul de hârtie în RM s-a realizat prin prisma proiectului „Guvern fără hârtie” aprobat prin Hotărîrea de Guvern nr. 975 din 22.12.2012. Acest proiect a estimat din start o reducere a costurilor administrative cu aproximativ 13 milioane lei, dar şi eficientizarea procesului de corespondenţă de la câteva zile, în cazul suportului pe hârtie, la câteva secunde în cadrul sistemului informatic de gestionare a documentelor.
Diana Munteanu
